ใบสำคัญเป็นเอกสารภายใน บริษัท ที่ออกโดยบัญชีเจ้าหนี้บัญชีเจ้าหนี้เจ้าหนี้คือความรับผิดที่เกิดขึ้นเมื่อองค์กรได้รับสินค้าหรือบริการจากซัพพลายเออร์โดยใช้เครดิต คาดว่าจะมีการชำระบัญชีเจ้าหนี้ภายในหนึ่งปีหรือภายในหนึ่งรอบการทำงาน (แล้วแต่ระยะเวลาใดจะนานกว่า) AP ถือเป็นแผนกหนี้สินหมุนเวียน (AP) ที่มีสภาพคล่องมากที่สุดแห่งหนึ่ง สามารถเห็นได้ว่าเป็น "บันทึก" หนี้สินของ บริษัท และใช้ในการอนุมัติการชำระเงิน
ในแต่ละ บริษัท มีแผนกบัญชีเจ้าหนี้ที่รับผิดชอบการชำระเงินที่เกิดจากเจ้าหนี้และซัพพลายเออร์
ใบสำคัญเป็นเอกสารสำรองที่จำเป็นในการเริ่มขั้นตอนการรวบรวมและยื่นเอกสารอื่น ๆ ทั้งหมดที่จำเป็นในการชำระหนี้
คุณลักษณะที่สำคัญของการบัญชีภายในของ บริษัท คือกลไกการควบคุม กลไกนี้ช่วยให้มั่นใจได้ว่าการชำระเงินแต่ละครั้งโดย บริษัท ได้รับอนุญาตก่อนหน้านี้และเหมาะสมกับสินค้าหรือบริการผลิตภัณฑ์และบริการผลิตภัณฑ์เป็นสินค้าที่จับต้องได้ซึ่งวางตลาดเพื่อการได้มาความสนใจหรือการบริโภคในขณะที่บริการเป็น รายการที่จับต้องไม่ได้ซึ่งเกิดจากการได้รับตามข้อตกลงที่มีอยู่ก่อนหน้านี้
กล่าวอีกนัยหนึ่งคือใบสำคัญเป็นเอกสารประกอบสำหรับใบแจ้งหนี้ที่ บริษัท ได้รับ เมื่อออกใบสำคัญแสดงว่ามีการตรวจสอบใบแจ้งหนี้แล้วและได้รับการยืนยันว่าต้องชำระเงิน ใบสำคัญอนุญาตให้ชำระเงินตามใบแจ้งหนี้เป็นเงินก้อนเดียวซึ่งจะเขียนไว้ในงบดุล
วิธีการทำงานของบัตรกำนัล
ในการทำธุรกรรมแบบธุรกิจกับธุรกิจมักจะไม่ถึงกำหนดชำระทันที โดยสามารถชำระเงินได้โดยมีความล่าช้าที่อนุญาตซึ่งอาจแตกต่างกันระหว่าง 30, 60 หรือ 90 วัน เมื่อ บริษัท ได้รับพัสดุพร้อมใบแจ้งหนี้แทนที่จะปล่อยการชำระเงินทันที บริษัท จะสร้างใบสำคัญเพื่อเตือนการชำระเงินที่ถึงกำหนดชำระหรือเป็นใบแจ้งยอดการชำระเงินที่ทำไปแล้ว
บัตรกำนัลสามารถรวมเอกสารประกอบต่างๆ ที่พบบ่อยที่สุดมีดังต่อไปนี้:
- ใบแจ้งหนี้ที่ได้รับจากซัพพลายเออร์
- ข้อมูลของซัพพลายเออร์ที่ต้องชำระ (ชื่อที่อยู่หมายเลขโทรศัพท์)
- ข้อมูลสำหรับการชำระเงิน (จำนวนเงินที่ครบกำหนดรวมถึงส่วนลดที่เป็นไปได้และวันที่ครบกำหนดชำระเงิน)
- ใบสั่งซื้อเริ่มต้นใบสั่งซื้อใบสั่งซื้อเป็นเอกสารต้นทางเชิงพาณิชย์ที่ออกโดยแผนกจัดซื้อของธุรกิจเมื่อทำการสั่งซื้อกับผู้ขายของธุรกิจหรือทำโดย บริษัท
- ใบเสร็จรับเงินที่ยืนยันว่า บริษัท ได้รับสินค้าหรือบริการที่ระบุไว้ในใบแจ้งหนี้
- บัญชีแยกประเภททั่วไปบัญชีแยกประเภททั่วไปในการบัญชีบัญชีแยกประเภททั่วไป (GL) คือการบันทึกธุรกรรมที่ผ่านมาทั้งหมดของ บริษัท ซึ่งจัดโดยบัญชี บัญชีแยกประเภททั่วไป (GL) มีธุรกรรมเดบิตและเครดิตทั้งหมดที่มีผลกระทบ นอกจากนี้ยังมีข้อมูลโดยละเอียดเกี่ยวกับแต่ละธุรกรรมซึ่งจำเป็นสำหรับเหตุผลทางบัญชี
- ลายเซ็นของตัวแทนที่ได้รับอนุญาตที่ บริษัท (เช่นหัวหน้าแผนกบัญชีเจ้าหนี้) ที่ตรวจสอบการซื้อและการชำระเงิน
- หลักฐานการชำระเงินซึ่งรวมอยู่ในเอกสารใบสำคัญ
กราฟด้านล่างแสดงขั้นตอนการเตรียมบัตรกำนัล:
หลักการบัญชี
เมื่อพิจารณาจากข้อมูลข้างต้นคุณจะเห็นว่ามีบัตรกำนัลสองประเภท:
- บัตรกำนัลที่มียอดค้างชำระ และ
- บัตรกำนัลที่อ้างถึงใบแจ้งหนี้ที่ชำระเงินแล้ว
ประเภทแรก (ครบกำหนดชำระ) จะลงทะเบียนในงบดุลงบดุลงบดุลคือหนึ่งในสามงบการเงินพื้นฐาน งบเหล่านี้เป็นกุญแจสำคัญในการสร้างแบบจำลองทางการเงินและการบัญชี งบดุลจะแสดงสินทรัพย์รวมของ บริษัท และวิธีการจัดหาสินทรัพย์เหล่านี้ผ่านทางหนี้สินหรือส่วนของผู้ถือหุ้น สินทรัพย์ = หนี้สิน + ส่วนของเจ้าของเป็นเจ้าหนี้ หลังจากชำระเงินแล้วบัตรกำนัลจะถูกลงทะเบียนเป็นใบสำคัญจ่ายและต้องแนบหลักฐานการชำระเงิน
ความสำคัญของบัตรกำนัล
บัตรกำนัลมีความสำคัญอย่างยิ่งเมื่อดำเนินการตรวจสอบ ตามกฎหมายแล้ว บริษัท ทั้งหมดจะต้องปฏิบัติตามขั้นตอนการตรวจสอบที่ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลในงบการเงิน ด้วยบัตรกำนัลผู้ตรวจสอบบัญชีที่รับผิดชอบสามารถตรวจสอบได้อย่างง่ายดายว่า บริษัท ได้รับสินค้าทั้งหมดที่ซื้อหรือบริการที่จ่ายไป ดังนั้นบัตรกำนัลจึงถูกใช้เพื่อพิสูจน์และบันทึกการจ่ายเงินสดของ บริษัท
ในทางกลับกันบัตรกำนัลจะใช้เป็นการภายในเพื่อลดความเสี่ยงในการประพฤติมิชอบของพนักงานและป้องกันไม่ให้พวกเขาสมรู้ร่วมคิดเพื่อขโมยทรัพย์สินของ บริษัท บัตรกำนัลสร้างเส้นทางกระดาษซึ่งจะบันทึกบุคคลทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับธุรกรรมนั้น ๆ ตลอดจนงานของพวกเขาที่เกี่ยวข้องกับธุรกรรมนั้น ด้วยวิธีนี้จะง่ายกว่าที่จะประเมินว่าใครรับผิดชอบอะไร
ตัวอย่างบัตรกำนัล
มินิมาร์ทขนาดเล็กสั่งอาหารสดจากซัพพลายเออร์ทุกๆสองสามวัน ผู้จัดการแผนกอาหารสดสั่งเนื้อสัตว์และปลาจำนวน 50 ปอนด์และเจ้าของเป็นผู้เริ่มคำสั่งเพื่ออนุมัติการจัดส่ง เมื่อมินิมาร์ทได้รับคำสั่งซื้อเนื้อหาของการจัดส่งจะถูกเปรียบเทียบกับคำสั่งซื้อเพื่อให้แน่ใจว่าได้รับทุกอย่าง
ณ จุดนี้จะมีการออกบัตรกำนัล ประกอบด้วยใบสั่งซื้อใบเสร็จการจัดส่งและใบแจ้งหนี้ รวมจำนวนเงินที่ต้องชำระด้วยและจะลงทะเบียนในบัญชีเจ้าหนี้จนกว่าจะชำระเงิน
ใบสำคัญจะถูกส่งไปยังเจ้าของซึ่งตรวจสอบทุกอย่างเพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลทั้งหมดถูกต้องจากนั้นการชำระเงินจะได้รับการอนุมัติ หลังจากนั้นธุรกรรมจะถูกปิดและบัตรกำนัลจะถูกลงทะเบียนเป็นใบสำคัญจ่ายในงบดุล
การอ่านที่เกี่ยวข้อง
Finance เป็นผู้ให้บริการอย่างเป็นทางการของ Certified Banking & Credit Analyst (CBCA) ™ CBCA ™ Certification ระดับโลกการรับรอง Certified Banking & Credit Analyst (CBCA) ™เป็นมาตรฐานระดับโลกสำหรับนักวิเคราะห์สินเชื่อที่ครอบคลุมด้านการเงินการบัญชีการวิเคราะห์เครดิตการวิเคราะห์กระแสเงินสด การสร้างแบบจำลองตามพันธสัญญาการชำระคืนเงินกู้และอื่น ๆ โปรแกรมการรับรองซึ่งออกแบบมาเพื่อช่วยให้ทุกคนเป็นนักวิเคราะห์การเงินระดับโลก เพื่อความก้าวหน้าในอาชีพการงานของคุณแหล่งข้อมูลเพิ่มเติมด้านล่างนี้จะเป็นประโยชน์:
- การวิเคราะห์งบการเงินการวิเคราะห์งบการเงินวิธีการวิเคราะห์งบการเงิน คู่มือนี้จะสอนให้คุณทำการวิเคราะห์งบการเงินของงบกำไรขาดทุนงบดุลและงบกระแสเงินสดรวมถึงอัตรากำไรอัตราส่วนการเติบโตสภาพคล่องเลเวอเรจอัตราผลตอบแทนและความสามารถในการทำกำไร
- บัญชีเจ้าหนี้เทียบกับบัญชีลูกหนี้บัญชีเจ้าหนี้เทียบกับบัญชีลูกหนี้ในการบัญชีบัญชีเจ้าหนี้และบัญชีลูกหนี้บางครั้งอาจสับสนกับบัญชีอื่น บัญชีทั้งสองประเภทมีความคล้ายคลึงกันมากในวิธีการบันทึก แต่สิ่งสำคัญคือต้องแยกความแตกต่างระหว่างบัญชีเจ้าหนี้กับบัญชีลูกหนี้เนื่องจากบัญชีหนึ่งเป็นบัญชีสินทรัพย์และอีกบัญชีหนึ่งคือ
- การฉายรายการในงบดุลการฉายรายการในงบดุลการฉายรายการในงบดุลเกี่ยวข้องกับการวิเคราะห์เงินทุนหมุนเวียน PP&E ทุนเรือนหุ้นและรายได้สุทธิ คู่มือนี้แจกแจงวิธีการคำนวณ
- เอกสารที่มาเอกสารแหล่งที่มาเอกสารทางการเงินของธุรกรรมทางการเงินของ บริษัท ถูกอ้างถึงในการบัญชีเป็นเอกสารต้นทาง ไม่ว่าจะมีการเขียนเช็คเพื่อจ่ายออกการขายจะทำเพื่อสร้างใบเสร็จรับเงินใบเรียกเก็บเงินจะถูกส่งโดยซัพพลายเออร์หรือชั่วโมงการทำงานจะถูกบันทึกไว้ในใบบันทึกเวลาของพนักงาน - เอกสารที่เกี่ยวข้องทั้งหมดเป็นเอกสารต้นทาง