การกำหนดงบประมาณ - ภาพรวมกระบวนการผลประโยชน์และข้อ จำกัด

การกำหนดงบประมาณหรือที่เรียกว่าการจัดทำงบประมาณจากบนลงล่างการจัดทำงบประมาณจากบนลงล่างการจัดทำงบประมาณจากบนลงล่างหมายถึงวิธีการจัดทำงบประมาณที่ผู้บริหารระดับสูงเตรียมงบประมาณระดับสูงให้กับ บริษัท ผู้บริหารระดับสูงของ บริษัท จัดเตรียมงบประมาณตามวัตถุประสงค์จากนั้นส่งต่อไปยังผู้จัดการแผนกเพื่อนำไปปฏิบัติ เป็นกระบวนการที่ผู้บริหารระดับสูงของ บริษัท จัดเตรียมงบประมาณจากนั้นกำหนดให้ผู้จัดการระดับล่างนำไปปฏิบัติ เริ่มต้นที่ด้านบนซึ่งผู้บริหารระดับสูงจะจัดเตรียมงบประมาณตามเป้าหมายที่ บริษัท ต้องการบรรลุในช่วงการเงินถัดไป

กำหนดงบประมาณ

แม้ว่าผู้จัดการระดับล่างอาจได้รับอนุญาตให้เสนอแนะในกระบวนการจัดทำงบประมาณผู้บริหารระดับสูงมีดุลยพินิจในการตัดสินใจว่าจะรวมข้อเสนอแนะในการจัดทำงบประมาณหรือไม่ เมื่องบประมาณพร้อมแล้วระบบจะส่งต่อไปยังแต่ละแผนกโดยผู้จัดการแผนกจะต้องเตรียมงบประมาณของแผนกเพื่อให้เหมาะสมกับการจัดสรรที่ฝ่ายบริหารจัดทำขึ้น

กระบวนการจัดทำงบประมาณที่กำหนด

ต่อไปนี้เป็นกระบวนการพื้นฐานที่ บริษัท ต่างๆปฏิบัติตามเมื่อจัดเตรียมงบประมาณที่กำหนด:

1. กำหนดเป้าหมายโดยผู้บริหารระดับสูง

การกำหนดงบประมาณเริ่มต้นด้วยผู้บริหารระดับสูงกำหนดวัตถุประสงค์โดยรวมสำหรับปี ผู้บริหารระดับสูงกำหนดเป้าหมายที่ บริษัท ต้องการบรรลุในแง่ของรายได้กำไรและค่าใช้จ่ายต้นทุนคงที่และผันแปรต้นทุนเป็นสิ่งที่สามารถจำแนกได้หลายวิธีขึ้นอยู่กับลักษณะของ บริษัท วิธีหนึ่งที่ได้รับความนิยมมากที่สุดคือการจัดประเภทตามต้นทุนคงที่และต้นทุนผันแปร ต้นทุนคงที่จะไม่เปลี่ยนแปลงตามการเพิ่มขึ้น / ลดลงของหน่วยปริมาณการผลิตในขณะที่ต้นทุนผันแปรขึ้นอยู่กับเพียงอย่างเดียว

ฝ่ายบริหารกำหนดเป้าหมายตามแนวโน้มก่อนหน้านี้ผลการดำเนินงานในอดีตสภาพเศรษฐกิจการขึ้น / ลดเงินเดือนการเปลี่ยนแปลงกฎหมาย ฯลฯ ฝ่ายบริหารอาจขอข้อมูลจากผู้จัดการแผนก แต่ข้อเสนอแนะที่ให้ไว้อาจพิจารณาหรือไม่ก็ได้เมื่อเตรียมงบประมาณ .

2. ฝ่ายการเงินอนุมัติ

จากนั้นร่างข้อเสนองบประมาณจะถูกส่งไปยังแผนกการเงินเพื่อทำการจัดสรรให้กับแผนกต่างๆ ผู้จัดการฝ่ายการเงินใช้บันทึกรายจ่ายในอดีตเพื่อจัดสรรให้กับแต่ละแผนก

ตัวอย่างเช่นหากฝ่ายการตลาดได้รับ 15% ของงบประมาณการดำเนินงานทั้งหมดในปีที่ผ่านมาผู้จัดการฝ่ายการเงินจะจัดสรรงบประมาณค่าใช้จ่าย 15% จากงบประมาณค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานทั้งหมดที่กำหนดโดยผู้บริหารระดับสูง

3. การจัดสรรให้กับหน่วยงานและการจัดทำงบประมาณของแผนก

หลังจากฝ่ายการเงินได้ทำการจัดสรรให้กับแผนกต่างๆแล้วผู้จัดการแผนกจะต้องจัดเตรียมงบประมาณโดยละเอียดภายในขอบเขตการจัดสรร ผู้จัดการระดับล่างจะต้องแสดงให้เห็นว่าแผนกของตนจะสร้างรายได้ตามงบประมาณและจำนวนค่าใช้จ่ายที่พวกเขาจะต้องจ่ายเพื่อสร้างรายได้อย่างไร

ค่าใช้จ่ายไม่ควรเกินที่แผนกการเงินจัดสรรสำหรับแผนกนั้น ๆ งบประมาณระดับแผนกจะรวมถึงยอดขายที่คาดว่าจะได้รับในแง่ของปริมาณความต้องการของพนักงานตลอดจนค่าใช้จ่ายที่คาดการณ์ไว้เช่นการซื้ออุปกรณ์รายจ่ายลงทุนค่าใช้จ่ายด้านทุนหมายถึงเงินทุนที่ บริษัท ใช้สำหรับการซื้อการปรับปรุงหรือการบำรุงรักษาระยะยาว - สินทรัพย์ระยะเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพหรือขีดความสามารถของ บริษัท สินทรัพย์ระยะยาวมักเป็นสินทรัพย์ทางกายภาพและมีอายุการให้ประโยชน์มากกว่าหนึ่งรอบระยะเวลาบัญชี , บัญชีเงินเดือนและเครื่องใช้สำนักงาน

4. ตรวจสอบงบประมาณของแผนกโดยแผนกการเงิน

หลังจากผู้จัดการแผนกจัดเตรียมงบประมาณเสร็จเรียบร้อยแล้วพวกเขาก็ส่งกลับไปยังแผนกการเงินเพื่อตรวจสอบ ผู้จัดการฝ่ายการเงินสนใจที่จะทราบว่างบประมาณของแผนกสอดคล้องกับวัตถุประสงค์โดยรวมของ บริษัท หรือไม่ หากแผนกรวมค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานที่เห็นว่าไม่จำเป็นผู้จัดการฝ่ายการเงินจะคืนงบประมาณสำหรับการแก้ไข

บางครั้งงบประมาณของแผนกเกินกว่าที่จัดสรรไว้ หากมีกรณีที่ดีในการทำเช่นนั้นผู้จัดการฝ่ายการเงินอาจเพิ่มการจัดสรรงบประมาณสำหรับแผนกนั้นในขณะที่ลดงบประมาณของแผนกอื่นเพื่อให้งบประมาณโดยรวมสมดุล

5. การจัดสรรงบประมาณตามความเป็นจริง

เมื่อผู้จัดการการเงินมั่นใจว่างบประมาณพร้อมสำหรับการดำเนินการงบประมาณจะถูกโหลดเข้าสู่ระบบการเงินของ บริษัท เพื่อให้ติดตามได้ง่าย รายได้และค่าใช้จ่ายรายเดือนที่แท้จริงของแต่ละแผนกจะถูกเปรียบเทียบกับรายรับและค่าใช้จ่ายตามงบประมาณ

หลังจากนั้นจะมีการสร้างรายงานที่แสดงความคลาดเคลื่อนหรือข้อตกลงใด ๆ กับงบประมาณ ผู้บริหารระดับสูงใช้รายงานเหล่านี้เพื่อพิจารณาว่าแผนกใดทำงานได้ดีและแผนกใดทำงานช้าในการบรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้

ประโยชน์ของการกำหนดงบประมาณ

ด้านล่างนี้เป็นประโยชน์บางประการของการใช้กระบวนการจัดทำงบประมาณที่กำหนดไว้เหนือการจัดทำงบประมาณรูปแบบอื่น ๆ :

1. ประสิทธิภาพที่มากขึ้น

ประโยชน์อย่างหนึ่งของการใช้งบประมาณที่กำหนดคือประสิทธิภาพที่องค์กรบรรลุ เมื่อแผนกหนึ่งได้รับการจัดสรรจากแผนกการเงินแผนกนั้นจะต้องพิจารณาว่าจะใช้งบประมาณนั้นอย่างไรเพื่อให้บรรลุเป้าหมายและวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้ของแผนกนั้น หัวหน้าแผนกจะมีความรอบคอบในการใช้เงิน แนวทางที่รอบคอบจะช่วยลดความสูญเปล่าและการจัดสรรให้กับรายจ่ายที่ไม่จำเป็น

2. ดำเนินการได้เร็วขึ้นและเสียค่าใช้จ่ายน้อยลง

การจัดทำงบประมาณจะใช้เวลาน้อยกว่าการจัดทำงบประมาณจากฐานล่างเนื่องจากอนุญาตให้ป้อนข้อมูลของผู้มีอำนาจตัดสินใจหลักเท่านั้น ในกรณีของการจัดทำงบประมาณด้านล่างขึ้นไปเจ้าหน้าที่ระดับล่างจะต้องมีส่วนร่วมในการจัดทำงบประมาณในระดับกรม จะต้องใช้เวลาและความพยายามอย่างมากก่อนที่งบประมาณสุดท้ายจะพร้อม

การจัดทำงบประมาณจะอนุญาตให้มีการป้อนข้อมูลจากคนเพียงไม่กี่คนที่สามารถเข้าถึงข้อมูลสำคัญเกี่ยวกับผลการดำเนินงานของ บริษัท ได้ดังนั้นจึงควรให้คำแนะนำได้ดีกว่า

3. ควบคุมการเงินได้ดีขึ้น

การกำหนดงบประมาณทำให้ฝ่ายบริหารสามารถควบคุมการเงินของ บริษัท ได้ดีขึ้น การจัดการเริ่มต้นด้วยการประเมินความต้องการทางการเงินของ บริษัท และงบประมาณค่าใช้จ่ายที่จำเป็นเพื่อตอบสนองความต้องการและสร้างรายได้ ช่วยให้พวกเขาสามารถควบคุมได้ดีขึ้นในการกำหนดจำนวนงบประมาณทั้งหมดที่จะส่งไปยังแผนกเฉพาะโดยขึ้นอยู่กับประสิทธิภาพในอดีตและการคาดการณ์รายได้

ข้อ จำกัด ของการกำหนดงบประมาณ

ต่อไปนี้เป็นข้อ จำกัด บางประการของการใช้งบประมาณที่กำหนด:

1. ขาดแรงจูงใจ

เมื่อพนักงานระดับล่างไม่ได้มีส่วนร่วมในกระบวนการจัดเตรียมงบประมาณพวกเขาจะรู้สึกถูกปลดประจำการเนื่องจากไม่จำเป็นต้องป้อนข้อมูล ซึ่งอาจส่งผลให้เกิดความตึงเครียดและสูญเสียผลผลิต

2. ประสิทธิภาพลดลง

การจัดทำงบประมาณกำหนดให้แผนกต่างๆต้องเตรียมงบประมาณภายในขอบเขตของจำนวนเงินที่จัดสรรให้ ซึ่งหมายความว่าแผนกที่ต้องการเงินทุนเพิ่มเติมเพื่อเป็นเงินทุนในกิจกรรมจะต้องทำงานร่วมกับเงินทุนที่จัดสรรจากผู้บริหารระดับสูง ผู้จัดการระดับล่างอาจใช้เป็นข้ออ้างในการไม่บรรลุเป้าหมายรายได้ที่กำหนดโดยฝ่ายบริหาร

การอ่านที่เกี่ยวข้อง

Finance มีโปรแกรม Financial Modeling & Valuation Analyst (FMVA) ™FMVA® Certification เข้าร่วมกับนักเรียนกว่า 350,600 คนที่ทำงานใน บริษัท ต่างๆเช่นโปรแกรมการรับรอง Amazon, JP Morgan และ Ferrari สำหรับผู้ที่ต้องการยกระดับอาชีพของตนไปอีกขั้น เพื่อให้เรียนรู้และก้าวหน้าในอาชีพของคุณแหล่งข้อมูลด้านการเงินต่อไปนี้จะเป็นประโยชน์:

  • หัวหน้างบประมาณหัวหน้างบประมาณบุคคลที่รับผิดชอบในการกำหนดกรอบและการสร้างงบประมาณสำหรับโครงการในที่สุดเรียกว่าหัวหน้างบประมาณสำหรับโครงการนั้น งบประมาณเองคือเอกสารที่แสดงรายการรายรับและรายจ่ายที่คาดว่าจะเกี่ยวข้องกับโครงการ
  • การจัดทำงบประมาณทุนแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดการจัดทำงบประมาณทุนแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดการจัดทำงบประมาณทุนหมายถึงกระบวนการตัดสินใจที่ บริษัท ต่างๆจะปฏิบัติตามโดยคำนึงถึงโครงการที่ใช้เงินทุนสูงที่พวกเขาควรดำเนินการ โครงการที่ต้องใช้เงินทุนมากเช่นนี้อาจเป็นอะไรก็ได้ตั้งแต่การเปิดโรงงานใหม่ไปจนถึงการขยายกำลังคนที่สำคัญการเข้าสู่ตลาดใหม่หรือการวิจัยและพัฒนาผลิตภัณฑ์ใหม่
  • การฉายรายการในงบดุลการฉายรายการในงบดุลการฉายรายการในงบดุลเกี่ยวข้องกับการวิเคราะห์เงินทุนหมุนเวียน PP&E ทุนเรือนหุ้นและรายได้สุทธิ คู่มือนี้แจกแจงวิธีการคำนวณ
  • ประเภทของงบประมาณประเภทของงบประมาณมีวิธีการจัดทำงบประมาณทั่วไปสี่ประเภทที่ บริษัท ต่างๆใช้ ได้แก่ (1) ส่วนเพิ่ม (2) ตามกิจกรรม (3) คุณค่าที่เสนอและ (4) แบบศูนย์