การบัญชีเงินเดือน - การตั้งค่าและคำนวณการจ่ายเงินเดือนพนักงาน

การบัญชีเงินเดือนเป็นหลักในการคำนวณการจัดการการบันทึกและการวิเคราะห์ค่าตอบแทนของพนักงานค่าตอบแทนค่าตอบแทนคือค่าตอบแทนหรือการจ่ายเงินประเภทใด ๆ ที่บุคคลหรือพนักงานได้รับเป็นค่าใช้จ่ายสำหรับบริการของพวกเขาหรืองานที่พวกเขาทำให้กับองค์กรหรือ บริษัท ซึ่งรวมถึงเงินเดือนพื้นฐานที่พนักงานได้รับพร้อมกับการจ่ายเงินประเภทอื่น ๆ ที่เกิดขึ้นระหว่างการทำงานซึ่ง นอกจากนี้การบัญชีเงินเดือนยังรวมถึงการกระทบยอดเพื่อผลประโยชน์ Social Security Social Security เป็นโครงการของรัฐบาลกลางของสหรัฐอเมริกาที่ให้ประกันสังคมและผลประโยชน์แก่ผู้ที่มีรายได้ไม่เพียงพอหรือไม่มี ภาษีสังคมและภาษีหัก ณ ที่จ่ายครั้งแรกและการหักเงินที่เกี่ยวข้องกับค่าตอบแทนการคำนวณเงินเดือนได้รับอิทธิพลอย่างมากจากข้อกำหนดทางกฎหมายของแต่ละประเทศ (อาจขึ้นอยู่กับข้อกำหนดของรัฐหรือเมืองในท้องถิ่นด้วย)

ต้นทุนหลักของการบัญชีเงินเดือน

ค่าใช้จ่ายในการจ่ายเงินเดือนเกี่ยวข้องกับภาระผูกพัน (ค่าใช้จ่าย) ที่นายจ้างสมมติขึ้น พวกเขาให้เงินชดเชยแก่พนักงานสำหรับแรงงานโดยตรงของพวกเขาหรือเป็นผลมาจากผลประโยชน์บังคับที่กำหนดโดยข้อกำหนดทางกฎหมาย

ผลรวมของแนวคิดทั้งหมดที่ระบุไว้ข้างต้นเป็นค่าใช้จ่ายค้างจ่ายสำหรับการรักษาพนักงานไว้ในบัญชีเงินเดือน

ตามหลักการบัญชีค่าใช้จ่ายค้างจ่ายค่าใช้จ่ายค้างจ่ายเป็นค่าใช้จ่ายที่รับรู้แม้ว่าจะยังไม่ได้จ่ายเงินสดก็ตาม โดยปกติค่าใช้จ่ายเหล่านี้จะจับคู่กับรายได้โดยใช้หลักการจับคู่จาก GAAP (หลักการบัญชีที่ยอมรับโดยทั่วไป) ต้องเป็นไปตามหลักการจับคู่ Matching Principle หลักการจับคู่เป็นแนวคิดทางบัญชีที่กำหนดให้ บริษัท รายงานค่าใช้จ่ายในเวลาเดียวกันกับรายได้ที่เกี่ยวข้อง รายได้และค่าใช้จ่ายจะจับคู่กับงบกำไรขาดทุนสำหรับช่วงเวลาหนึ่ง (เช่นปีไตรมาสหรือเดือน) ตัวอย่างหลักการจับคู่ หลักการจับคู่ระบุว่าค่าใช้จ่ายทั้งหมดต้องตรงกันในช่วงเวลาที่มีการรายงานรายได้ที่เกี่ยวข้องทั้งหมด (ไม่ขึ้นอยู่กับวันที่ชำระเงิน) ตัวอย่างเช่น,หากพนักงานได้รับการว่าจ้างในวันแรกของเดือนธันวาคม แต่จ่ายในสัปดาห์แรกของเดือนมกราคมค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับแรงงานของพนักงานจะต้องรับรู้ในเดือนธันวาคม

หมายเหตุ:ค่าตอบแทนสำหรับแรงงานของพนักงานไม่ได้รับรู้เป็นค่าใช้จ่ายเสมอไป ตัวอย่างเช่นหากแรงงานของพนักงานที่ทำหน้าที่ผลิตผลิตภัณฑ์หรือสินทรัพย์ควรลงทะเบียนค่าตอบแทน (รวมถึงบทบัญญัติ) เป็นต้นทุนการผลิตผลิตภัณฑ์ (สินค้าคงคลังสินค้าคงคลังคงคลังคือบัญชีสินทรัพย์หมุนเวียนที่พบในงบดุลซึ่งประกอบด้วยข้อมูลดิบทั้งหมด วัสดุงานระหว่างทำและสินค้าสำเร็จรูปที่ บริษัท สะสมไว้ซึ่งมักจะถือว่ามีสภาพคล่องต่ำที่สุดของสินทรัพย์หมุนเวียนทั้งหมดดังนั้นจึงไม่รวมอยู่ในตัวเศษในการคำนวณอัตราส่วนอย่างรวดเร็ว) หรือสินทรัพย์และรับรู้เป็นค่าใช้จ่าย เมื่อขายสินค้าคงคลัง (ผ่านต้นทุนขาย) หรือใช้สินทรัพย์ (ผ่านการตัดจำหน่าย)

ภาระผูกพันด้านการปฏิบัติงานภายใต้การบัญชีเงินเดือน

ภาระผูกพันในการปฏิบัติงานเกี่ยวข้องกับการหัก ณ ที่จ่ายหรือการหักจากค่าจ้างของพนักงาน การเกษียณอายุจะไม่จ่ายให้กับพนักงานโดยตรง แต่มักจะจ่ายให้กับสถาบันของรัฐหรือ บริษัท เอกชน การหักภาษี ณ ที่จ่ายที่พบบ่อยที่สุดตามกฎหมายของสหรัฐอเมริกา ได้แก่ :

• การหักภาษี ณ ที่จ่ายของรัฐบาลกลาง: การเก็บภาษีสำหรับภาษีเงินได้ของรัฐบาลกลาง
• การหักภาษี ณ ที่จ่ายของรัฐ: การเก็บภาษีสำหรับภาษีเงินได้ของรัฐ
• FICA เจ้าหนี้: การเกษียณอายุสำหรับประกันสังคมและ Medicare
• ความพิการของรัฐ: ภาษีความพิการของรัฐ
• การประกันสุขภาพของพนักงาน: การเกษียณอายุสำหรับการประกันสุขภาพ
• 401K: เงินออมเพื่อการเกษียณอายุ

การหักภาษีอื่น ๆ ได้แก่ :

• การหักภาษี ณ ที่จ่ายตามคำสั่งศาล: การหักเงินเดือนที่ศาลสั่งเพื่อวัตถุประสงค์เฉพาะ
• ค่าธรรมเนียมสหภาพ

การตั้งค่าการบัญชีเงินเดือน

ก่อนที่จะเริ่มกระบวนการจ้างงานมีข้อกำหนดหรือข้อควรพิจารณาที่สำคัญบางประการที่นายจ้างต้องปฏิบัติตาม เป็นไปตามกฎหมายของรัฐบาลกลางสหรัฐอเมริกาและอาจแตกต่างกันไปในแต่ละรัฐ

1. หมายเลขประจำตัวนายจ้างของรัฐบาลกลาง (EIN)

ใช้เพื่อติดตามการชำระภาษีของรัฐบาลกลาง บริษัท ต้องได้รับ EIN จาก IRS

2. ประเภทการชำระเงินและระยะเวลา

หลังจากตัดสินใจระดับเงินเดือน (ตามตำแหน่งประสบการณ์อุตสาหกรรม ฯลฯ ) และประเภท (ค่าจ้างรายชั่วโมงหรือรายปี) ให้เลือกช่วงเวลาที่พนักงานจะได้รับค่าจ้าง โดยปกติการชำระเงินจะถูกเลือกระหว่างรายสัปดาห์รายปักษ์หรือรายเดือน ระยะเวลาการชำระเงินไม่ควรนานกว่ารายเดือน

3. ผลประโยชน์และการประกันภัยของพนักงาน

หากนายจ้างเสนอผลประโยชน์พิเศษเช่นการประกันหรือแผนเกษียณอายุ 401K พวกเขาจะต้องตัดสินใจว่าจะบริจาคเท่าไหร่ในฐานะนายจ้างและค่าใช้จ่ายเท่าใดที่พนักงานจะต้องรับเพื่อให้ได้รับผลประโยชน์

4. แบบฟอร์มพนักงาน

เมื่อจ้างพนักงานสิ่งสำคัญคือต้องรวบรวมข้อมูลทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับสิทธิในการทำงานในสหรัฐอเมริกาและข้อมูลส่วนบุคคล แบบฟอร์มที่สำคัญที่สุดคือแบบฟอร์ม I-9 (เพื่อตรวจสอบว่าพนักงานมีสัญชาติหรือมีสิทธิ์ทำงานในสหรัฐอเมริกาภายใต้ใบอนุญาตทำงาน) แบบฟอร์ม W-4 (ข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงาน - โดยกรอกแบบฟอร์มนี้คุณจะได้รับ ข้อมูลที่จำเป็นในการคำนวณการหัก ณ ที่จ่ายที่เกี่ยวข้องกับพนักงาน) และแบบฟอร์มเงินฝากโดยตรง

การคำนวณในบัญชีเงินเดือน

หลังจากจัดตั้ง บริษัท เพื่อจ้างพนักงานและรวบรวมข้อมูลทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับพนักงาน บริษัท จะต้องปฏิบัติตามขั้นตอนต่อไปนี้:

1. คำนวณค่าตอบแทนทางตรงและทางอ้อมสำหรับแรงงาน: เมื่อสิ้นสุดหนึ่งเดือนให้รวมค่าใช้จ่ายทั้งหมดสำหรับค่าตอบแทนทางตรงเช่นเงินเดือนและค่าล่วงเวลา (การหัก ณ ที่จ่ายและข้อกำหนดส่วนใหญ่คำนวณจากแนวคิดเหล่านี้)
2. จากนั้นสรุปแนวคิดทางอ้อมเช่นค่าคอมมิชชั่นและโบนัส (ตรวจสอบข้อกำหนดของรัฐบาลกลางและรัฐของคุณเพื่อดูว่าควรรวมอยู่ในการคำนวณการหัก ณ ที่จ่ายหรือการหักเงินหรือไม่)
3. คำนวณการหัก ณ ที่จ่ายและการหักเงิน: หลังจากกำหนดพื้นฐานสำหรับการหัก ณ ที่จ่ายหรือการหักแต่ละครั้งตามขั้นตอนก่อนหน้าแล้วให้คำนวณภาษีของพนักงานและการหักค่าจ้างตามข้อกำหนดที่บังคับใช้
4. คำนวณประมาณการหนี้สิน: ประมาณการหนี้สินเป็นค่าใช้จ่ายค้างจ่ายที่ก่อให้เกิดหนี้สินที่จะต้องจ่ายในอนาคต ค่าใช้จ่ายที่เป็นผลมาจากข้อกำหนดทางกฎหมายเช่นวันหยุดและวันหยุดพักผ่อนจะรับรู้เป็นข้อกำหนดในช่วงเวลาที่เกิดขึ้นแม้ว่าจะจ่ายในเดือนต่อ ๆ ไปก็ตาม เป็นผลมาจากความสัมพันธ์ตามสัญญากับพนักงาน
5. บันทึกรายการในหนังสือ
6. สร้างการชำระเงิน: หลังจากคำนวณและลงทะเบียนรายการบัญชี บริษัท ต่างๆจำเป็นต้องสร้างการชำระเงินให้กับพนักงานหน่วยงานของรัฐ (ที่เกี่ยวข้องกับการหัก ณ ที่จ่าย) และหน่วยงานอื่น ๆ กระบวนการนี้มักทำสัญญากับบุคคลที่สามเช่น Ceridian
7. คำนวณการปรับเปลี่ยนบทบัญญัติภายหลัง: เนื่องจากลักษณะของบทบัญญัติซึ่งอยู่บนพื้นฐานของการประมาณการเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องคำนวณใหม่และปรับบทบัญญัติหากจำเป็น

ประเด็นที่สำคัญ

กุญแจสำคัญในการทำบัญชีเงินเดือนคือการรับรู้เมื่อนายจ้างหรือลูกจ้างสันนิษฐานแนวคิด ด้วยการเรียนรู้พื้นฐานการคำนวณสำหรับภาษีของรัฐบาลกลางรัฐและเมืองและการหักเงินคุณจะสามารถคำนวณการจ่ายเงินเดือนได้อย่างถูกต้อง เนื่องจากข้อกำหนดเป็นไปตามการประมาณค่าคุณจะต้องคำนวณใหม่ก่อนการชำระเงินเพื่อทำการปรับเปลี่ยนที่จำเป็น สิ่งสำคัญคือต้องตั้งข้อกำหนดทางกฎหมายและขั้นตอนทั้งหมดก่อนที่จะจ้างพนักงานเพราะจะช่วยให้คุณลดกิจกรรมการประมวลผลซ้ำได้

การอ่านที่เกี่ยวข้อง

Finance เป็นผู้ให้บริการอย่างเป็นทางการของ Financial Modeling and Valuation Analyst (FMVA) ™FMVA® Certification เข้าร่วมนักเรียนกว่า 350,600 คนที่ทำงานใน บริษัท ต่างๆเช่นโปรแกรมการรับรองของ Amazon, JP Morgan และ Ferrari ซึ่งออกแบบมาเพื่อเปลี่ยนทุกคนให้เป็นนักวิเคราะห์ทางการเงินระดับโลก หากต้องการเรียนรู้และพัฒนาความรู้ด้านการวิเคราะห์ทางการเงินเราขอแนะนำแหล่งข้อมูลด้านการเงินเพิ่มเติมด้านล่างนี้:

• คู่มือเงินเดือนการบัญชีคู่มือเงินเดือนการบัญชีในคู่มือเงินเดือนทางบัญชีนี้เราให้ตัวเลขค่าตอบแทนระดับกลางสำหรับผู้ที่ทำงานในบัญชีภาครัฐและภาคเอกชน นักบัญชีมีหน้าที่ตรวจสอบงบการเงินเพื่อให้มั่นใจว่าถูกต้องและเป็นไปตามกฎหมายและข้อบังคับที่มีอยู่การจัดการงานที่เกี่ยวข้องกับภาษีเช่นการคำนวณ
• รายได้ค้างรับรายได้ค้างรับรายได้ค้างรับคือรายได้ที่ บริษัท จะรับรู้และบันทึกในรายการบันทึกประจำวันแม้ว่าจะยังไม่ได้รับเงินสดก็ตาม เนื่องจากลักษณะของการบัญชีคงค้างบางครั้ง บริษัท จึงจำเป็นต้องบันทึกรายรับก่อนที่จะได้รับการชำระเงิน
• เครื่องคำนวณเงินเดือนเครื่องคำนวณเงินเดือนเครื่องคำนวณเงินเดือนนี้สามารถใช้ในการประมาณเงินเดือนเทียบเท่าประจำปีของคุณตามค่าจ้างหรืออัตราที่คุณได้รับต่อชั่วโมง ทำตามคำแนะนำด้านล่างเพื่อแปลงรายได้รายชั่วโมงเป็นรายปีและกำหนดเงินเดือนของคุณเป็นรายปี เพียงป้อนข้อมูลของคุณและแบบฟอร์มนี้จะเปลี่ยนเป็นเงินเดือนทุกชั่วโมง
• คู่มือการจ่ายค่าตอบแทนคำแนะนำค่าตอบแทนและเงินเดือนสำหรับงานในธุรกิจการเงิน, วาณิชธนกิจ, การวิจัยตราสารทุน, FP&A, การบัญชี, การธนาคารพาณิชย์, ผู้สำเร็จการศึกษาจาก FMVA,